内勤さんと関係性について

いつもの少し違ったテーマを

 

 

内勤さんとどんな関係性でいるのか…について

 

 

※内勤さん＝事務局の方々となります

以降は「内勤さん」と統一して書きますね

 

 

内勤さんとは予約関連の連絡、社内業務のやり取りなど

 

 

多岐にわたって連絡させてもらってます

 

 

お客様からの予約を必ず受ける（把握する）のも内勤さんです

 

 

お客様からの…

 

 

・電話での予約

 

・LINEでの予約

 

・メールでの予約

 

・Web予約フォームからの予約

 

・その他問い合わせ

 

・クレーム対応

 

 

などなど

 

数え上げればたくさんあるわけです

 

 

 

その中で、ボクが大切にしていることは2つ!!!

 

 

それは、

 

 

 

 

・レスポンスの早さ

 

 

・やり取りのラリーを最小限にする

 

 

 

これだと思ってます

 

 

お客様からの予約連絡はもちろん、その他ボクに確認したい内容の連絡などは、

 

 

すぐに返せるようにしてます

 

 

もちろんお客様のご予約時間帯にきたものは、その時間が終わってからすぐに返します

 

 

それともう1つ

 

 

ラリーを最小限にすること

 

 

1つの確認に対して答える時に

 

 

内勤さんが全てを把握できるような内容を送るようにしてます（情報が足りなかったり、内容が曖昧だったりしないように）

 

 

例えば、時間の内容を送る時に気をつけないといけないのが

 

〇〇花子様からの予約

〇月〇日

12時から180分

↑

この時の「12時」って午前の12時なのか？午後の「12時」なのか？

 

 

午前の12時の予約なのに

 

 

午後の12時と受け取ってしまったら…間違った認識となり、大変なことになるわけです

 

 

24時間表記で伝える（→それなら0時とか）

 

 

午前なら午前12時とか午後12時などで、しっかりわかるように伝える

 

 

セラピスト側が「こういう意図で伝えた」としても

 

 

内勤さんが見たら「12時ってお昼の？深夜のどっちなん？」

 

 

となり、再度セラピストに確認の連絡が発生します

 

 

これが内勤さんへ本来は不要となる確認作業（ラリー）が発生してしまい

 

 

時間を取らせてしまうことになります

 

 

伝えたい情報は「細かく」、「わかりやすく」、「かつ見やすく」を意識することで

 

 

双方感で認識が一致するはずです

 

 

こういう日頃からの連絡対応で

 

 

信頼関係が自然と生まれてきます

 

 

連絡が遅い、それか気付かない

 

 

内容が分かりづらい、情報が少ない&足りない

 

 

それではいつまでたっても内勤さんとの信頼関係はできない

 

 

自分が相手の立場（内勤さん）になった時、

 

 

仕事はセラピストとの連絡だけではないわけです

 

 

ボクたちの目に見えない量の仕事が目の前にあり

 

 

それを素早く捌かないといけないことを理解しないとって思ってます

 

 

内勤さんがあらゆる窓口になって、対応してくれるからこそ

 

 

ボクもこうして、本業しつつセラピストもスムーズにやれている

 

 

いつも本当にありがとうございます

 

 

その感謝と恩返しの気持ちを忘れたら

 

 

きっとダメなんだよってこと

 

 

それはどんな仕事でも、どんな環境でも変わることはない

 

 

 

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祐樹（ユウキ）